一、建设工程资料管理的基本知识
建设工程资料管理是对建筑工程项目文件的填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等工作的统称，简称工程资料管理。
建筑工程项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和竣工验收文件等。
不论是对于任何新建、改建、扩建的建筑工程，还是参与工程建设的建设、勘察、设计、监理和施工等单位均不能忽视工程资料的管理。
工程建设中，经常遇见未曾验收的工程由于某种原因遗失、毀损了工程资料，导致工程的验收不能正常进行，必须通过有资格的检测单位进行质量检测，方可证明工程是否合格。已经投入使用的工程，如果没有妥善保存工程资料，则工程的维护、维修、改造都将因缺少依据而难以进行。
为了保证建筑工程的正常进行以及安全和使用功能，必须重视工程资料的真实性、可靠性和完整性等。因此，我们应当规范工程资理，将工程资料视为工程质量验收的重要依据，甚至是工程质量的组部分。
建设项目档案——是工程项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，是经过鉴定、整理并归档的项目文件，又称工程档案。
归档整理的依据：《建设工程文件归档整理规范》GBT50328-2014
二、建设工程资料归档整理的质量要求
1、建设工程资料内在质量要求
齐全完整：全过程文件，每一事情与问题的处理文件、每一份文件内容填写齐全。
原始性：文件内容必须真实、准确，与工程实际相符，是直接、自然形成的历史记录，内容、签字盖章具有原始性。
准确有效：图纸与文字、文字与实际、总部与分部、正文与附件要一致：签字、盖章准确有效。
2、建设工程资料载体质量要求
文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm*210mm），图纸宜采用国家标准图幅，长期储存的电子文件的介质应为不可擦除型光盘。
工程子路奥应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。
文件清晰度高，所使用的纸张应采用能够长期八寸的韧性大、耐久性强的纸张，可以长久保存。
3、建设工程资料格式质量要求
文件标题完整准确、并且统一
文件编号系统规范、简单易懂
文件左侧留2.5公分以上的装订位置
施工图、工作图、竣工图、施工日记符合规定格式
文件表面整洁、清晰，无无损、无锈蚀、无霉斑
4、建设工程资料整理质量要求
1）分类清楚
某一项目或单位工程、分部分项工程的文件。
某一问题、事故处理形成的一组文件。
请示与批复
一组会议材料
就某一变更事项产生的报告、批复、卡商材料、会议纪要等
系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单、材料报验、实验报告等有时间或文号联系
监理文件按文种组卷。
设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，既自成体系、又互为联系
管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；
勘察设计材料和项目设计文件按项目或专业组卷；
项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；
检查验收记录、质量评定及原材料试验文件按单项工程、单位工程组卷；
项目竣工图按建筑、结构，水电、暖通、消防，环保等顺序组卷。
设备文件按专业、台件等组卷；
2）案卷排列有序
项目排序或单位、分项工程排序法、
阶段、专业、结构排序法
问题排序法
时间排序法
文件名称排序法
来源排序法
3）组卷规范
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4）档号编制科学
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6）编制了项目档案案卷目录
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三、建设工程资料的归档管理
1、建设工程资料归档责任
项目建设单位（业主、项目法人）——负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和负责整理项目前期、验收文件。
项目勘察、设计、监理、施工单位、材料及设备供应单位应根据相关规范的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。
项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；
由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；
项目监理单位负责收集、积累项目监理文件，监督、检查项目建设中文件收集积累的完整性、准确性、系统情况，审核、签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
2、建设单位应负责收集的资料
项目前期阶段：立项审批、招投标、勘察、初步设计等文件
工程准备阶段：安全、质量、进度、物资、资金、设备等管理性文件
竣工验收阶段：试声场文件等
项目评估报告、项目建议书及报批文件
可行性研究报告及其评估、报批文件
项目选址意见书及其报批文件
项目评估（包括借贷承诺评估）及论证文件
环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
设计任务书、计划任务书、报批文件
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3、招标投标文件
招标公告、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、评标报告
中标通知书
4、土地征用文件：
征地、移民文件
征用土地申请、批准文件、红线图、坐标 图、行政区域图
征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书、评估书（一户一表调查、土地勘测面积计算、拆迁房屋评估及非违章建筑证明、房屋拆迁及其电力设施迁改补偿等材料）
建设前原始地形、地貌、状况图、照片
5、管理性文件：
规程、规范、标准、规划、方案、规定
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划
计划、投资、统计、质量、安全管理文件
概算、预算管理、差价管理文件
招标文件审查、技术设计审查、技术协议
施工执照
合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、补充协议、合同变更、索赔等涉及法律事务的文件文件
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件
水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件
原料、材料、燃料供应等来源协议文件
6、工艺设备文件：
工艺说明、规程、路线、试验、技术总结
产品检验、包装、工装图、检测记录
设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明
设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单
设备图纸、使用说明书、零部件目录
设备测绘、验收记录及索赔文件
设备安装调试、测定数据、性能鉴定文件
7、科研项目：
开题报告、任务书、批准书
协议书、委托书、合同
研究方案、计划、调查研究报告
实验记录、图标、照片
实验分析、计算、整理数据
实验装备及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书
实验装置操作规程、安全措施、事故分析
阶段报告、科研报告、技术鉴定
成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料。
专项申请、批复文件
考察报告、重要课题研究报告
8、涉外文件：
询价、报价、投标文件
合同、合同附件
谈判协议、议定书
谈判记录
谈判过程中外商提交的材料
外出考察及收集来的有关材料
其他省市各设计阶段文件及设计联络文件
9、竣工验收文件：
项目竣工验收报告，工程设计总结、工程施工总结
工程监理总结，项目质量评审文件，工程现场声像文件，工程审计文件、材料、决算报告。
环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规 划、档案等验收审批文件。
竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册（签字）、验收备案文件。
项目评优报奖申报材料、批准文件及证书。
10、特别需要关注的几个方面：
1）区分基建档案和文书档案，立项报告如立项成功，应归入基建档案；若基建项目立项不成功，应将相关文件归入文书档案。
2）应加强原件的手机，大量的施工基础资料和监理文件在施工现场形成，如若管理不善，很容易造成原件丢失。
3）加强声像档案的收集，包括开工典礼、领导人视察工作、重大工程质量事故等方面形成的照片、录音、录像等。
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伴随着信息技术日新月异地发展，电子档案管理已经成为公司企业正常运营的重要环节。因此，全方位做好电子档案管理工作对提高公司绩效是极为重要的。
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整理好的资料档案放哪呢？
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四、建设工程资料的验收和移交
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列入城建档案管理机构档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件之前，不得组织工程竣工验收。
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城建档案管理机构在进行工程档案预验收时，应查验下列主要内容：
1）工程档案齐全、系统、完整，全面反映工程建设活动和工程实际状况；
2）工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；
3）竣工图的绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；
4）文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；
5）文件的材质、阳面、书写、绘图、用墨、脱楼等符合要求；
6）电子档案格式、载体等符合要求；
7）声像档案内容、质量、格式符合要求。
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建设工程资料的移交：
1）列入城建档案管理机构接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。
2）停建、缓建建设工程的档案，可暂由建设单位保管。
3）对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位对改变部位据实编制新的工程档案，并应在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理机构移交。
????? 4）当建设单位向城建档案管理机构移交工程档案时，应提交移交案卷目录，办理移交手续，双方签字、盖章后方可交接。
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